Stappenplan

Voorbereiding

1. Prik een datum
Zorg dat je minimaal 4 weken voor het event de datum hebt bepaald.

2. Bepaal activiteiten
Bepaal voor het event de spelletjes en activiteiten van de dag. Een overzicht van activiteiten die de doelgroep leuk vinden vind je hier.

3. Kies een locatie
Je kunt het event bij het gebouw van jullie groep organiseren, of samen met andere groepen in je buurt een gezamenlijk event houden bij een van de groepen. Je kan ook een andere locatie regelen. Houd dan wel rekening met het regelen van vergunningen.

4. Vind vrijwilligers
Vind vrijwilligers om je te helpen organiseren en bepaal welke rol en taken iedereen heeft.

5. Aanmelden of een open event
Bepaal voor jullie event of je je vooraf moet aanmelden of dat er op de dag zelf een open inloop is (waarbij gegevens aan de deur worden geregistreerd).

4 weken voor het event - inzet middelen toolkit

6. Stuur uitnodiging naar scholen
Stuur de docentenbrieven & ouderbrieven met uitnodigingsflyers en posters naar scholen in de buurt.

7. Plaats posts op social media
Deel het bericht op Facebook en Instagram, ook in buurtgroepen en dergelijke. Investeer eventueel met een post die je als advertentie inzet.

8. Verstuur een persbericht
Stuur een persbericht naar lokale (en regionale) kranten met behulp van het template persbericht (vooraf) uit de toolkit.

9. Activiteit website
Maak een activiteit aan op jullie website en/of op jullie Facebookpagina.

2 weken voor het event

10. Stuur bevestigingsmail
Stuur de deelnemers een bevestigingsmail met de hint om nog een vriend of vriendin mee te nemen.

11. Maak planning
Maak een planning voor de dag zelf. Wie doet wat wanneer?

12. Hulptroepen
Schakel hulptroepen in om op de dag zelf te helpen.

1 week voor het event

13. E-mail deelnemers
Stel een e-mail op voor de deelnemers.

14. Uitnodiging pers
Stuur de regionale pers een persoonlijke uitnodiging om op de dag zelf langs te komen.

15. Activiteiten verder uitwerken
Werk de activiteiten verder uit. Denk ook aan een activiteit waarbij de deelnemers punten kunnen verliezen of verdubbelen.

16. Aankleding event
Denk na over de aankleding en koop wat je nog nodig hebt.

17. Borden voor fotografie deelactie Instagram
Maak een houten bord met daarop de tekst ’Avonturier’. Print of laat het logo van Tijd voor Avontuur drukken en maak daar ook een bord van voor de foto’s die gedeeld kunnen worden op Instagram. Deelnemers mogen natuurlijk zelf foto’s en filmpjes maken/plaatsen met de #tijdvooravontuur.

Op de dag van het event

18. Kleed alles aan

19. Briefing vrijwilligers
Geef de laatste briefing aan vrijwilligers.

20. Rondleiding pers
Leid de pers rond.

21. Foto's met borden Avonturier en Tijd voor Avontuur
Maak foto’s van de deelnemers met het borden Avonturier & Tijd voor Avontuur in de handen voor de deelactie op Instagram.

22. Strippenkaart Scouting
Deel strippenkaarten uit waarmee deelnemers een paar keer mee kunnen lopen bij jullie Scoutinggroep. Vermeld erbij dat op vertoon van de ‘Tijd voor Avontuur’ badge ze een leuk presentje ontvangen, zoals bijvoorbeeld een T-shirt met avonturier erop, een cap, een jaquar knuffel of een kompas.

23. Maak er een geweldige dag van!

1 week na het event

24. Persbericht
Stel een persbericht op voor de lokale (en regionale) pers met behulp van het template persbericht (achteraf) uit de toolkit.

25. Mail deelnemers
Stuur een mail naar alle deelnemers met foto’s en een uitnodiging om nog eens langs te komen. Vermeld de lokale opbrengst voor het goede doel en vraag of ze zelf foto’s en filmpjes willen plaatsen op social media met de #tijdvooravontuur.

26. Bedankje
Bedank de vrijwilligers met een klein presentje.

2 weken na het event

27. Mail deelnemers
Nodig alle deelnemers uit om gebruik te maken van de strippenkaart en sfeer te proeven bij de lokale Scoutinggroep. Op vertoon van de Tijd voor Avontuur badge ontvangen ze een leuk presentje.

Na alle events van Tijd voor Avontuur

28. Aftermovie
Deel met alle deelnemers de aftermovie met totale opbrengst voor het goede doel.

29. Unboxing goede doel 2021
Deel de vlog aan alle deelnemers met de ‘unboxing’ van het goede doel voor 2021.

Na 6 strippen van de strippenkaart

30. Lid worden
Vraag na 6 keer sfeerproeven of deelnemers van Tijd voor Avontuur lid willen worden.

31. Vast leggen eerste week
Laat nieuwe leden hun ervaringen de eerste week vastleggen via een eigen vlog.

32. Waardering lidmaatschap
Waardeer nieuwe leden met een leuk presentje.